Transparantie
Als publieke dienstverlener bepalen wij mede het vertrouwen dat mensen in de overheid hebben. We laten graag zien wat er goed gaat, maar vinden het belangrijk om ook open en transparant te zijn over zaken die niet goed gaan. Daarvoor is het cruciaal dat we onze informatiehuishouding op orde hebben. We vinden het daarnaast belangrijk dat mensen kunnen volgen wat er in onze organisatie gebeurt. We gaan daarom proactief interne documenten openbaar maken.
Verbeteren informatiehuishouding
UWV is een informatiegestuurde organisatie. We zijn afhankelijk van de informatiestromen die we dagelijks ontvangen, opvragen, raadplegen, opslaan en uiteindelijk ook verwijderen. Het is essentieel voor de uitoefening van onze taken dat al deze informatie voldoet aan de informatieprincipes. Dat betekent dat de informatie volledig, betrouwbaar, duurzaam toegankelijk en beveiligd is. Daarnaast moeten we informatie waarvan de bewaartermijn verstreken is en die geen waarde meer heeft voor de organisatie en de maatschappij op het juiste moment en op de juiste wijze vernietigen. Sinds 2021 meten we jaarlijks wat de stand van zaken is van onze informatiehuishouding en ondernemen we actie naar aanleiding van geconstateerde verbeterpunten. Dat heeft ertoe geleid dat we in 2022 extra informatieprofessionals hebben aangetrokken en dat het bewustzijn binnen UWV over de relevantie van een juiste opslag van informatie is toegenomen. Uit de meting van 2022 komt naar voren dat we nog de nodige stappen moeten zetten om in 2026 het door ons gewenste volwassenheidsniveau te bereiken. Zo voldoet de bestuurlijk‑juridische informatie, die onder andere relevant is voor Wet open overheid (Woo)‑verzoeken, nog niet aan de informatieprincipes. Bij de primaire processen is de vernietigbaarheid van gegevens de belangrijkste uitdaging. Gemiddeld genomen zitten we voor de informatiehuishouding op hetzelfde niveau als in 2021.
Van het actieplan Informatiehuishouding 2022 zijn in 2022 5 initiatieven afgerond of onderdeel geworden van een al lopend initiatief. Naar aanleiding van de geconstateerde verbeterpunten is ook een aantal nieuwe initiatieven geformuleerd. Het actieplan Informatiehuishouding voor 2023 telt in totaal 27 initiatieven. Voor 14 daarvan is er inmiddels een goedgekeurd plan van aanpak en is de uitvoering gestart. Om de voortgang van de initiatieven te kunnen bijsturen, is een dashboard ontwikkeld dat de uitkomsten van de metingen over het niveau van de informatiehuishouding toont in relatie tot de verwachte ontwikkeling over de periode 2022–2026. Om een strakkere regie te kunnen voeren op alle initiatieven is per 1 september binnen het programma Informatiehuishouding een regieteam gestart. Dit heeft twee taken: het versnellen van initiatieven – in het bijzonder van initiatieven die een directe impact hebben op het verbeteren van het kwaliteitsniveau of die noodzakelijk zijn om andere initiatieven op te starten – en zorgen voor een consistente ICT‑aanpak. Daarnaast zijn we in 2022 gestart met de voorbereidingen voor een meerjarige campagne waarmee we onze medewerkers bewust willen maken van hun eigen rol en verantwoordelijkheid bij het goed op orde krijgen van de informatie.
Wet open overheid
Naast respect, eigen verantwoordelijkheid en professionaliteit is openheid al sinds jaren een van de vier kernwaarden van UWV. Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden, als opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur. Deze nieuwe wet verplicht overheden onder andere om gefaseerd proactief documenten openbaar te maken. Wij vinden het belangrijk om transparant te zijn over de wijze waarop onze organisatie wordt bestuurd en functioneert. Burgers en medewerkers moeten daarom straks alle relevante bestuurlijke informatie – zoals verantwoordingsdocumenten, beleidskaders en vergaderstukken – eenvoudig digitaal kunnen vinden en raadplegen. Op uwv.nl hebben we speciale pagina’s ingericht waar alle relevante informatie rondom de Woo te vinden is.
In juli 2021 zijn we gestart met het UWV‑brede programma OpenUWV. In dit programma werken we onder andere aan heldere kaders en richtlijnen voor de organisatie en aan verbetering van onze informatiehuishouding en het vakmanschap van medewerkers die bestuurlijke documenten schrijven. Via de coördinatiegroep OpenUWV betrekken we de bedrijfsonderdelen en stimuleren we dat management en medewerkers zich meer bewust worden van het belang van openbaarheid. In proeftuinen bekijken we onder andere wat er nodig is wanneer we bijvoorbeeld een specifieke groep documenten openbaar willen maken. Een van de proeftuinen heeft ertoe geleid dat we sinds 16 augustus 2022 de vergaderverslagen van de raad van bestuur van UWV op uwv.nl publiceren. Een volgende stap is het publiceren van de tijdens deze vergaderingen besproken stukken. We passen hiervoor de bestaande webpagina aan; de verwachting is dat we aan het einde van het eerste kwartaal van 2023 zover zijn dat we naast de vergaderverslagen de bijbehorende documenten van de raad van bestuur kunnen publiceren. We gebruiken de in 2022 opgedane ervaringen en inzichten ook om in 2023 gefaseerd de verplichte informatiecategorieën openbaar te maken.
Sinds 1 mei 2022 pakken we alle verzoeken om documenten conform de Woo op. We hebben per die datum een proces ingericht voor de afhandeling van verzoeken en voor eventuele klachten. Sinds 1 mei zijn er ongeveer 90 Woo‑verzoeken binnengekomen en afgehandeld. Daarbij beantwoordt een contactpersoon op laagdrempelige en klantvriendelijke wijze vragen over de beschikbaarheid van bestuurlijke documenten met publieke informatie.
Hotspot COVID-19
Het Nationaal Archief wil voorkomen dat organisaties die betrokken zijn bij een bijzondere gebeurtenis, een bijzonder incident of maatschappelijk debat belangrijke informatie vernietigen. Het vraagt hen daarom om een zogeheten hotspotlijst op te stellen, om te kunnen bepalen welke informatie in aanmerking komt voor eeuwige bewaring. UWV is als medeopsteller en uitvoerder van belangrijke coronagerelateerde steunmaatregelen (de NOW en de Tijdelijke Overbruggingsregeling voor Flexibele Arbeidskrachten (TOFA)) gevraagd om informatie over de coronamaatregelen en afwijkende uitvoeringsbeslissingen in verband met de coronamaatregelen te verzamelen en te archiveren, zodat het altijd mogelijk is de gang van zaken rond de coronagerelateerde steunmaatregelen te reconstrueren. Totdat de hotspot COVID‑19 formeel kan worden afgerond, zullen we elk half jaar een ingevulde checklist aanleveren waarmee we de stand van zaken rond de hotspotarchivering bij onze organisatie inzichtelijk maken.