Risicobeheersing

Risicomanagement zien wij als een continue ontwikkeling waarbij voortdurende alertheid nodig is om te anticiperen op kansen en risico’s die zich voordoen bij het bereiken van onze doelstellingen. Daardoor kunnen we beter invulling geven aan onze maatschappelijke rol en onze ambities realiseren.

Hieronder beschrijven we onze activiteiten om risico’s te onderkennen, de ontwikkelingen met betrekking tot de belangrijkste strategisch‑bestuurlijke risico’s en welke beheersmaatregelen wij treffen om deze zo goed mogelijk te beheersen.

Ontwikkeling risicoleiderschap

Voor het bereiken van onze strategische doelstellingen en het functioneren van het risicomanagementsysteem heeft UWV een organisatiecultuur nodig waarin medewerkers alert zijn op signalen die bijvoorbeeld aangeven dat een letterlijke interpretatie van wet- en regelgeving niet aansluit bij de bedoeling van de wet, dat systemen of werkprocessen niet goed werken of dat er fouten worden gemaakt in de organisatie. Dit vraagt om risicoleiderschap van medewerkers en leidinggevenden. Het gaat er daarbij om dat risico’s tijdig worden onderkend en op het juiste niveau van adequate beheersmaatregelen worden voorzien.

Planning-en-controlcyclus

Op vaste momenten in de planning‑en‑controlcyclus identificeren en analyseren we risico’s die we hebben opgehaald vanuit de organisatie. We rapporteren hierover intern en informeren vervolgens het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW). Dat doen we achtereenvolgens in het jaarplan, het vier- en achtmaandenverslag en het jaarverslag. Verder stellen we aan het eind van het jaar een vergelijkende risicoanalyse op met de SVB en het ministerie van SZW. Deze analyse bespreken we met de gezamenlijke bestuursraad, de Audit Advies Commissie van UWV en het Audit Committee van het ministerie. De bestuurlijke risico’s die we voor het bereiken van onze afgesproken doelen benoemen, kunnen een zeker restrisico opleveren dat het ministerie van SZW en UWV samen zullen moeten accepteren.

Belangrijkste restrisico’s

De belangrijkste strategisch‑bestuurlijke restrisico’s die we in ons jaarverslag 2022 hebben vermeld zijn nog steeds actueel en hebben onze permanente aandacht. Hieronder gaan we in op deze risico’s en de beheersmaatregelen die we hierop hebben genomen.

Vertraagde uitvoering (ICT-)veranderopgave

Door de begrensde kwantitatieve en kwalitatieve capaciteit en de complexe veranderopgave bestaat het risico dat de implementatie van de veranderagenda vertraging oploopt. Wanneer dat gebeurt, zullen we ambities op het gebied van digitale dienstverlening voor burgers en werkgevers moeilijker kunnen waarmaken en ook de benodigde ICT‑aanpassingen voor onze medewerkers minder snel kunnen doorvoeren. Het gevolg hiervan is dat we in de toekomst mogelijk met onze dienstverlening niet de kwaliteit kunnen leveren die mensen van ons gewend zijn en verwachten. Om de veranderopgave haalbaar te houden, maken we met het ministerie van SZW op basis van uitvoeringstoetsen afspraken over de maakbaarheid en financiering van specifieke wet- en regelgevingsprojecten. We kijken daarbij ook naar de maakbaarheid van onze ICT‑portfolio in de komende periode en wegen deze af tegen andere projecten. Met onze knelpuntenbrief 2022 hebben we het ministerie van SZW en – via de minister – de Tweede Kamer in 2022 nader geïnformeerd over knelpunten in de uitvoering van wet- en regelgeving. Het verhelpen van deze knelpunten kan bijdragen aan de vereenvoudiging van de ICT van UWV.

In 2022 hebben we onze ICT-capaciteit flink opgeschaald en zijn we gestart met het programma De Versnelling (zie ook paragraaf ICT en informatiebeveiliging en privacy, onder het kopje De Versnelling). Dit programma beoogt een verbeterde voortgang, samenhang en coördinatie in de uitvoering. De eerste stap vanuit het programma was het doorvoeren van drie veranderingen in de werkwijze rondom het ICT‑portfolio: bespreking van de voortgang in kwartaalsessies, meer decentraal mandaat en afschaffing van de maandelijkse UWV‑brede monitorings- en signaleringsrapportage. Een jaar later constateren we dat dit niet heeft geleid tot het gewenste effect. We zijn niet tevreden over het besluitvormingsproces, de kwartaalsessies functioneren nog onvoldoende en er is weinig versnelling bereikt binnen de projectbesturing. We hebben besloten aanvullende maatregelen te nemen. Er wordt een verbetertraject gestart van portfoliomanagement in samenhang met de UWV‑governance en de systematische ontwikkeling van ICT‑ontwikkelprocessen. Het doel is een effectief portfolioproces, met meer wendbaarheid en prioritering op basis van de strategische UWV‑doelstellingen.

Informatiebeveiliging, cybercrime en privacyincidenten

Als gevolg van digitale aanvallen die discontinuïteit in de dienstverlening kunnen veroorzaken, is er sprake van een voortdurend cybercrimerisico. Op het gebied van informatiebeveiliging en privacy (IB&P) geldt voor Nederlandse overheidsinstanties de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), waaraan UWV nog niet volledig voldoet. Veel van onze oudere ICT‑systemen zijn niet ontworpen volgens de huidige standaarden van informatiebeveiliging en privacybescherming. We werken stapsgewijs aan het herontwerpen en vernieuwen van deze systemen volgens deze standaarden, maar er zijn grenzen aan wat we tegelijkertijd kunnen aanpassen. We zullen de komende jaren toegroeien naar een beheersingsniveau dat voldoet aan de BIO‑standaard. Elk bedrijfsonderdeel heeft inmiddels een uitvoerbaar plan om bestaande gebreken op te lossen en budgetten toegewezen voor verbeteracties om per 2026 volledig aan de BIO te voldoen. In 2022 hebben capaciteitsproblemen de gewenste voortgang echter wel beperkt. Om te zorgen dat er voldoende voortgang wordt geboekt, wordt de uitvoering van de plannen permanent centraal gemonitord. Het blijft onze doelstelling om uiterlijk 1 januari 2026 de informatiebeveiliging aantoonbaar op orde te hebben in lijn met de BIO. Daarom breiden we de scope van de in‑controlverklaring voor informatiebeveiliging en privacy elk jaar uit. Om cybercrime te voorkomen en de impact van eventuele cybercrime‑incidenten zo veel mogelijk te beperken, passen we de maatregelen toe die zijn vastgelegd in onze cybersecurityroadmap.

Cliënten verkeren te lang in onzekerheid door mismatch sociaal‑medisch beoordelen

De mismatch tussen de vraag naar sociaal-medische beoordelingen en de daarvoor beschikbare capaciteit is het afgelopen jaar groter geworden. De afgelopen jaren hebben we ingezet op meer beoordelingscapaciteit en het aanpassen van onze werkprocessen, maar door de wettelijke eisen die er voor beoordelingen gelden en door de bestaande krapte op de arbeidsmarkt hebben deze maatregelen beperkt effect gesorteerd. Daarom is er in 2022 intensief overleg geweest tussen UWV, het ministerie van SZW, sociale partners en andere stakeholders zoals de NVVG. Dit heeft geresulteerd in een ministerieel besluit tot een aantal buitenwettelijke maatregelen, waarvan de relevantste een eenvoudigere manier van claimbeoordeling is voor 60‑plussers die langer dan twee jaar ziek zijn. Om het aantal WIA‑claimbeoordelingen verder te beperken zetten we ook in op actievere begeleiding bij de re‑integratie van mensen zonder werkgever die een Ziektewet‑uitkering ontvangen. Verder hebben we toegezegd om intern zaken effectiever en efficiënter op te pakken. Dankzij de combinatie van genomen maatregelen is inmiddels een afvlakking van de groei in achterstanden zichtbaar.

Daarnaast zijn er nog twee middellangetermijnmaatregelen die om aanpassing van de wet vragen. De eerste is praktisch beoordelen, waarbij voor mensen die naast hun arbeidsongeschiktheidsuitkering werken de theoretische schatting van hun inkomsten wordt losgelaten, zodat de arbeidsdeskundige zonder tussenkomst van de verzekeringsarts de claimbeoordeling kan uitvoeren. De tweede beoogt dat we er bij mensen die vijf jaar lang een WGA 80‑100‑uitkering hebben ontvangen van uitgaan dat zij duurzaam volledig arbeidsongeschikt zijn, waarna er automatisch een hogere IVA‑uitkering wordt toegekend. De verwachte effecten van deze twee maatregelen beoordelen we medio 2023, waarna we in overleg met het ministerie zullen besluiten of deze maatregelen zullen worden ingevoerd. Voorgaande maatregelen worden gecombineerd met de oprichting van minimaal één sociaal‑medisch centrum in alle regio’s (zie ook deel 1 van dit viermaandenverslag, pararaaf Sociaal‑medische dienstverlening onder het kopje Werken in sociaal‑medische centra). Eind april 2023 waren er 42 teams in verschillende stadia in een sociaal‑medisch centrum werkzaam. We verwachten dat eind 2024 alle teams stappen hebben gezet richting het werken in een sociaal‑medisch centrum.

Zorgen om het personeelsbestand in relatie tot de continuïteit en kwaliteit van onze dienstverlening

De demografische samenstelling van ons personeelsbestand zorgt ervoor dat de komende jaren veel ervaren medewerkers met pensioen gaan. Daarnaast zien we beloftevolle medewerkers en medewerkers op specialistische functies vertrekken naar functies elders. Tegelijkertijd is het als gevolg van de krappe arbeidsmarkt ook voor UWV lastig om nieuwe medewerkers te werven en te binden. Er is sprake van (langdurige) onderbezetting, waardoor er achterstanden (kunnen) ontstaan. Dit kan de continuïteit en de kwaliteit van onze dienstverlening in gevaar brengen. Om de capaciteitsproblematiek zo goed mogelijk te kunnen beheersen, brengen we in kaart waar mogelijk problemen kunnen ontstaan, zodat we gericht maatregelen kunnen nemen. Concrete maatregelen in 2023 zijn het actualiseren van onze website Werken bij UWV, een nieuwe employer‑brandingcampagne, het verder ontwikkelen van de recruitmentfunctie, een onderzoek naar de aanschaf van een systeem voor het sollicitatieproces en een pilot waarin we systematisch exitgesprekken voeren met vertrekkende medewerkers.

Onzekere economische situatie en de impact op UWV

Ondanks de onzekere economische situatie is de werkloosheid nog steeds historisch laag. Omdat er zo veel onzekerheden zijn, bestaat het risico dat deze situatie plotseling ingrijpend kan wijzigen. Dit kan gevolgen hebben voor de kwaliteit en continuïteit van onze dienstverlening. Meer werkloosheid betekent immers meer werk voor UWV. We zijn gewend vrij flexibel met de economische situatie mee te bewegen, maar dit is door de krapte op de arbeidsmarkt momenteel een complexe opgave. Aan het begin van de coronacrisis hebben we geleerd welke keuzes we kunnen maken om tijdelijke pieken in het werk op te vangen. Om bij een onverhoopte terugval in de economie een eerste hausse aan WW‑aanvragen op te kunnen vangen, houden we extra formatie aan bij onze divisies Uitkeren en Werkbedrijf.

Wanneer mensen door de economische situatie in financiële problemen komen, kan dit het risico op misbruik en oneigenlijk gebruik van het socialezekerheidsstelsel vergroten. Cliënten met financiële problemen bieden we extra ondersteuning. Om de risico’s op misbruik en oneigenlijk gebruik van uitkeringen zo klein mogelijk te maken, hebben we risico‑inventarisaties gedaan voor de wetten die we uitvoeren. De werking van beheersmaatregelen die we voor de geïdentificeerde risico’s hebben geformuleerd, monitoren we via de planning‑en‑controlcyclus. De economische situatie raakt iedereen, ook UWV‑medewerkers. We hebben een sociaal fonds ingericht waarop medewerkers die in financiële problemen zitten aanspraak kunnen maken.

Het verbeteren van de dienstverlening vraagt aandacht en doorlooptijd

Door de kinderopvangtoeslagaffaire vragen maatschappij en politiek om meer aandacht voor de menselijke maat en maatwerk in de dienstverlening van de overheid. Er is een reëel risico dat we deze maatschappelijke verwachtingen niet kunnen waarmaken, met als gevolg dat het vertrouwen in UWV en de overheid daalt. UWV is altijd al een mensgerichte dienstverlener geweest. Ook voordat deze affaire aan het licht kwam, hadden we al stappen gezet om meer de menselijke maat en maatwerk in onze dienstverlening aan te brengen. Met onze strategie voor de periode 2021–2025 hebben we een duidelijke focus geformuleerd voor de komende jaren. Belangrijk uitgangspunt is dat mensen UWV moeten ervaren als één organisatie met oog voor de menselijke maat. Er is en wordt binnen de organisatie veel energie gestoken in het verleggen van de bedrijfsvoering in lijn met deze strategische koers. We streven ernaar in onze dienstverlening zo veel mogelijk in te spelen op de maatschappelijke behoeftes. Daar werken we de komende periode aan met onder andere ons nieuwe dienstverleningsconcept, de integrale klantreizen en de Maatwerkplaatsen. Dit zijn grote veranderingen die veel van de organisatie vragen en een zekere doorlooptijd kennen. Daar waar dat niet snel genoeg lukt maar wel relevant is, zullen we dit tijdig bespreken met het ministerie van SZW. In dit viermaandenverslag leggen we voor het eerst verantwoording af over onze toegevoegde waarde voor burgers en bedrijven, de maatschappij en onze eigen medewerkers, in lijn met de nieuwe sturingsafspraken met het ministerie van SZW, zoals opgenomen in ons jaarplan 2023.