Transparantie
Als publieke dienstverlener bepalen wij mede het vertrouwen dat mensen in de overheid hebben. We laten graag zien wat er goed gaat, maar vinden het belangrijk om ook open en transparant te zijn over zaken die niet goed gaan. We vinden het daarnaast belangrijk dat mensen kunnen volgen wat er in onze organisatie gebeurt.
We publiceren daarom niet alleen fasegewijs documenten zoals voorgeschreven door de nieuwe Wet open overheid (Woo), maar maken ook proactief interne documenten openbaar. Verder houden we met een zogeheten hotspotlijst bij welke informatie over onze coronamaatregelen in aanmerking komt voor eeuwige bewaring in het Nationaal Archief.
Wet open overheid
Naast respect, eigen verantwoordelijkheid en professionaliteit is openheid een van de vier kernwaarden van UWV. Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid in werking getreden, als opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur. Deze nieuwe wet verplicht overheden onder andere om gefaseerd proactief documenten openbaar te maken. Wij vinden het belangrijk om transparant te zijn over de wijze waarop onze organisatie wordt bestuurd en functioneert. Burgers en medewerkers moeten daarom straks alle relevante bestuurlijke informatie – zoals verantwoordingsdocumenten, beleidskaders en vergaderstukken – eenvoudig digitaal kunnen vinden en raadplegen. Op uwv.nl hebben we speciale pagina’s ingericht waar alle relevante informatie rondom de Woo te vinden is.
In juli 2021 zijn we gestart met het UWV‑brede programma OpenUWV. In dit programma werken we onder andere aan heldere kaders en richtlijnen voor de organisatie en aan verbetering van onze informatiehuishouding en het vakmanschap van medewerkers die bestuurlijke documenten schrijven. Via de coördinatiegroep OpenUWV betrekken we de bedrijfsonderdelen en stimuleren we dat management en medewerkers zich meer bewust worden van het belang van openbaarheid. In proeftuinen bekijken we onder andere wat er nodig is wanneer we bijvoorbeeld een specifieke groep documenten openbaar willen maken. Een van de proeftuinen heeft ertoe geleid dat we sinds 16 augustus 2022 de vergaderverslagen van de raad van bestuur van UWV op uwv.nl publiceren. Sinds 1 april 2023 publiceren we ook de vergaderstukken van de raad van bestuur en convenanten die vanaf 1 april worden afgesloten gaan we fasegewijs publiceren. We gebruiken de opgedane ervaringen en inzichten ook om dit jaar gefaseerd de overige verplichte informatiecategorieën (klachtenoordelen en onderzoeksrapporten) openbaar te maken. Voor het verzamelen en het geschikt maken voor publicatie (bijvoorbeeld door te anonimiseren en te lakken) moeten we de nodige aanpassingen in onze werkprocessen doen. Hierbij vraagt vooral de technische (ICT‑)ondersteuning de nodige aandacht.
De Woo schrijft voor dat we de te publiceren documenten toegankelijk gaan maken via een landelijk platform: het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI). Dit platform is nog in ontwikkeling onder verantwoordelijkheid van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Er komt een landelijke verwijsindex en zoekfunctie Woo, waarbij gebruik wordt gemaakt van de documenten die de bestuursorganen op hun eigen webportaal publiceren. Het landelijke proces van implementatie wordt begeleid door een stuurgroep PLOOI waarin alle bestuursorganen (departementen, koepelorganisaties en zelfstandige bestuursorganen) vertegenwoordigd zijn. UWV vertegenwoordigt in de stuurgroep PLOOI de publieke dienstverleners. Om optimaal voorbereid te zijn op de toekomstige wettelijke verplichtingen in het kader van de Woo, nemen we daarnaast deel aan een aantal werkgroepen op het gebied van architectuur, definities van informatiecategorieën en implementatie.
Sinds 1 mei 2022 pakken we alle verzoeken om documenten conform de Woo op. We hebben per die datum een proces ingericht voor de afhandeling van verzoeken en voor eventuele klachten. In de eerste vier maanden van 2023 zijn er ongeveer dertig Woo‑verzoeken binnengekomen en afgehandeld. In 95% van de gevallen gebeurde dat binnen de geldende beslistermijnen en als dat niet lukte heeft onze Woo‑contactpersoon dat in goed overleg met de indieners van de Woo‑verzoeken afgestemd. Deze contactpersoon beantwoordt ook op laagdrempelige en klantvriendelijke wijze vragen over de beschikbaarheid van bestuurlijke documenten met publieke informatie en draagt zorg voor de coördinatie voor een juiste en tijdige afhandeling.
Hotspot COVID‑19
Het Nationaal Archief wil voorkomen dat organisaties die betrokken zijn bij een bijzondere gebeurtenis, een bijzonder incident of maatschappelijk debat belangrijke informatie vernietigen. Het vraagt hen daarom om een zogeheten hotspotlijst op te stellen, om te kunnen bepalen welke informatie in aanmerking komt voor eeuwige bewaring. UWV is als medeopsteller en uitvoerder van belangrijke coronagerelateerde steunmaatregelen (de NOW en de Tijdelijke Overbruggingsregeling voor Flexibele Arbeidskrachten (TOFA)) gevraagd om informatie over de coronamaatregelen en afwijkende uitvoeringsbeslissingen in verband met de coronamaatregelen te verzamelen en te archiveren, zodat het altijd mogelijk is de gang van zaken rond de coronagerelateerde steunmaatregelen te reconstrueren. Om de stand van zaken rond de hotspotarchivering bij onze organisatie inzichtelijk te maken vullen wij elk half jaar een checklist in, totdat de hotspot COVID‑19 formeel kan worden afgerond. Uit de checklist van 2023 blijkt dat wij op dit moment iedere dag nog nieuwe informatie in verband met de coronagerelateerde steunmaatregelen creëren en dat we nog niet klaar zijn met de inventarisatie van niet‑vastgestelde informatie. Hierdoor is het onbekend wanneer we de werkzaamheden voor de hotspot COVID‑19 formeel kunnen beëindigen.