Transparantie
Als publieke dienstverlener bepalen wij mede het vertrouwen dat mensen in de overheid hebben. We laten graag zien wat er goed gaat, maar vinden het belangrijk om ook open en transparant te zijn over zaken die niet goed gaan. We vinden het daarnaast belangrijk dat mensen kunnen volgen wat er in onze organisatie gebeurt.
We publiceren daarom niet alleen fasegewijs documenten zoals voorgeschreven door de nieuwe Wet open overheid (Woo), maar maken ook proactief interne documenten openbaar. Verder houden we met een zogeheten hotspotlijst bij welke informatie over onze coronamaatregelen in aanmerking komt voor eeuwige bewaring in het Nationaal Archief.
Wet open overheid
Naast respect, eigen verantwoordelijkheid en professionaliteit is openheid een van de vier kernwaarden van UWV. De op 1 mei 2022 in werking getreden Wet open overheid verplicht overheden onder andere om gefaseerd proactief documenten openbaar te maken. Wij vinden het belangrijk om transparant te zijn over de wijze waarop onze organisatie wordt bestuurd en functioneert. Burgers en medewerkers moeten daarom straks alle relevante bestuurlijke informatie – zoals verantwoordingsdocumenten, beleidskaders en vergaderstukken – eenvoudig digitaal kunnen vinden en raadplegen. Op uwv.nl hebben we speciale pagina’s ingericht waar alle relevante informatie rondom de Woo te vinden is.
In het UWV-brede programma OpenUWV werken we onder andere aan heldere kaders en richtlijnen voor de organisatie en aan verbetering van onze informatiehuishouding en het vakmanschap van medewerkers die bestuurlijke documenten schrijven. We betrekken de bedrijfsonderdelen hierbij en stimuleren dat management en medewerkers zich meer bewust worden van het belang van openbaarheid. Het proces van openbaarmaking hebben we in enkele proeftuinen uitgewerkt en beproefd. Sinds half augustus 2022 publiceren we de vergaderverslagen van de raad van bestuur van UWV op uwv.nl en sinds 1 april 2023 fasegewijs ook de vergaderstukken van de raad van bestuur. Ook sinds 1 april publiceren we alle nieuw afgesloten convenanten en medio augustus zijn we gestart met het periodiek publiceren van een actueel klachtenregister. Hiermee lopen we vooruit op een nog te nemen koninklijk besluit om deze beide informatiecategorieën verplicht openbaar te maken. Voor het verzamelen, bewaren en (door bijvoorbeeld te anonimiseren en te lakken) voor publicatie geschikt maken van te publiceren documenten is er een gedeeltelijk handmatig proces ingericht, in afwachting van een passende technische (ICT‑)oplossing.
Sinds 1 mei 2022 pakken we alle verzoeken om documenten conform de Woo op. We hebben per die datum een proces ingericht voor de afhandeling van verzoeken en voor eventuele klachten. In de eerste acht maanden van 2023 zijn er 73 Woo-verzoeken binnengekomen en afgehandeld. In 95% van de gevallen gebeurde dat binnen de geldende beslistermijnen en als dat niet lukte heeft onze Woo-contactpersoon dat in goed overleg met de indieners van de Woo‑verzoeken afgestemd. Deze contactpersoon beantwoordt ook op laagdrempelige en klantvriendelijke wijze vragen over de beschikbaarheid van bestuurlijke documenten met publieke informatie en draagt zorg voor de coördinatie voor een juiste en tijdige afhandeling.
Hotspot COVID‑19
Het Nationaal Archief wil voorkomen dat organisaties die betrokken zijn bij een bijzondere gebeurtenis, een bijzonder incident of maatschappelijk debat belangrijke informatie vernietigen. Het vraagt hen daarom om een zogeheten hotspotlijst op te stellen, om te kunnen bepalen welke informatie in aanmerking komt voor eeuwige bewaring. UWV is als medeopsteller en uitvoerder van belangrijke coronagerelateerde steunmaatregelen (de NOW en de Tijdelijke Overbruggingsregeling voor Flexibele Arbeidskrachten (TOFA)) gevraagd om informatie over de coronamaatregelen en afwijkende uitvoeringsbeslissingen in verband met de coronamaatregelen te verzamelen en te archiveren, zodat het altijd mogelijk is de gang van zaken rond de coronagerelateerde steunmaatregelen te reconstrueren. Om de stand van zaken rond de hotspotarchivering bij onze organisatie inzichtelijk te maken vullen wij sinds 2022 elk half jaar een checklist in, totdat de hotspot COVID‑19 formeel kan worden afgerond. Interdepartementaal is besloten om de hotspotarchivering per september 2023 af te ronden. Daarom hebben we in die maand een laatste checklist ingevuld. Uit de checklist van 2023 blijkt echter wel dat wij op dit moment iedere dag nog nieuwe informatie in verband met de coronagerelateerde steunmaatregelen creëren en dus nog niet klaar zijn met de inventarisatie van niet-vastgestelde informatie. Hierdoor is het onbekend wanneer we de werkzaamheden voor de hotspot COVID‑19 formeel kunnen beëindigen.